Zeitmanagement

Zeit- und Selbstmanagement: Wie Sie berufliche und private Ziele besser erreichen

Ein Gespräch mit EAP-Berater Michael Wigge

Wofür ist ein gutes Zeit- und Selbstmanagement eigentlich sinnvoll? Wir wollen schließlich spontan sein, zwischendurch einmal tun und lassen, was uns gerade gut zu tun scheint. Dennoch hilft eine gewisse Struktur nachweislich Stress zu reduzieren. Der Tagesablauf wird stärker durch Vorhersehbares geprägt und ist damit weniger hektisch zu bewältigen. Darüber hinaus gewinnt man einen besseren Überblick über alle anstehenden Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten sowohl im Berufsalltag als auch im Privatleben und fühlt sich von diesen weniger überwältigt. „Sie sparen Zeit und können diese für wirklich wichtige Aufgaben besser nutzen und Ziele schneller erreichen“, so Michael Wigge, EAP-Berater im Fürstenberg Institut.

Aber was steht unserem Zeitmanagement im Wege? Ein Aspekt ist Prokrastination – die sogenannte „Aufschieberitis“. Sie überfällt uns, wenn für eine bestimmte Aufgabe die Leidenschaft fehlt oder die Angst zu scheitern im Vordergrund steht, weil ein Projekt zu schwierig erscheint oder wir uns zu hohe Ziele gesteckt haben. Die einfache Lösung, endlich nichts mehr unnötig zu verschieben: Gehen Sie es an und wenn es erst einmal nur eine halbe Stunde ist und nutzen Sie die 72-Stunden-Regel. „Ziele, die innerhalb von 72 Stunden ins Handeln gebracht werden, haben eine 90-prozentige Sicherheit auf Erfolg“, weiß Wigge.

Ein weiterer Punkt, der unsere Zeiteinteilung negativ beeinflusst, ist fehlende Abgrenzungsfähigkeit. Einfach einmal „Nein“ zu sagen, fällt schwer, besonders im beruflichen Kontext. Dabei hilft ein klares „Nein“, um auch einmal an sich selbst und die eigenen Interessen denken zu können, um den Berufsalltag zu entstressen, von anderen ernst genommen zu werden, Prioritäten zu setzen und die eigenen Ziele zu erreichen.

Priorisieren unterstützt darüber hinaus ein gutes Zeitmanagement. Zu schauen, welches die wichtigsten anstehenden Aufgaben sind, gibt es Krisen oder feste Abgabetermine Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben werden anschließend bearbeitet. Erst jetzt werden die nicht wichtigen Projekte angegangen, die ggf. auch delegiert werden oder gänzlich gestrichen werden können.

Auch genügend Zeit für die Planung zu nehmen und nicht überstürzt in ein Projekt einzusteigen, kann hilfreich sein. Wer gut plant, hat weniger Pannen, arbeitet strukturiert, nach einer vernünftigen Reihenfolge, vermeidet Dopplungen und gewinnt letztendlich Zeit. „Wer sich nicht viel Zeit für Planung nimmt, braucht tatsächlich oft länger“, ist Wigge überzeugt.

Darüber hinaus gilt es Zeitdiebe zu vermeiden. Dazu zählen die eigene Zeitplanung, Arbeitsmethodik (unklare Ziele, mangelnde Planung, alles auf einmal machen wollen) und der persönliche Arbeitsstil (überhäufter Schreibtisch, schlechtes Ablagesystem) genauso wie Zusammenarbeit und Teamwork (zu wenig Delegation, unvollständige Informationen und unzureichende Koordination), aber auch „unangemeldete Besucher“ (Telefonanrufe, massenhafte Mails, zu viele Besprechungen) und persönliche Schwachstellen (Hast und Ungeduld, mangelnde Motivation oder nicht NEIN sagen zu können).

Die eigene Zielsetzung schärfen ist ein letzter wichtiger Punkt für Zeit- und Selbstoptimierung. Hierfür empfiehlt Wigge die SMART-Methode: „Schauen Sie, dass Ihr Ziel spezifisch definiert ist, gestalten Sie es messbar, es sollte darüber hinaus attraktiv sein und damit Spaß und Motivation bringen, achten Sie außerdem darauf, dass das Ziel realistisch in der vorgegebenen Zeit und damit terminlich zu erreichen ist.

 

 


Karin Schneidewind

Michael Wigge

Berater, Fürstenberg Institut


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