Zeitmanagement

"Das mache ich morgen!" – Jeder kennt dieses Gefühl, das einen überkommt, wenn man an die meterlange private oder berufliche To-Do-Liste denkt und auf die verbleibende Zeit des Tages blickt. "Das schaffe ich heute eh nicht mehr." "Morgen habe ich dafür mehr Energie." Für diesen Gemütszustand gibt es ein Fachwort: Prokrastination … oder auch ganz trivial gesagt "Aufschieberitis".

Warum schieben wir Sachen auf?

Häufig ist die Ursache das Pensum an Pflichten und die Fülle der einzelnen Projekte, die wir haben. Je mehr Aufgaben man auf dem Schreibtisch liegen hat, desto unwahrscheinlicher scheint es, dass wir die Energie aufbringen können, diese zu bearbeiten. Andere Gründe sind zudem die Angst vor Fehlern oder ein zu hohes Anspruchsdenken an sich selbst.

Wie verbessert man sein Zeitmanagement?

Ganz einfach: Nehmen Sie sich aktiv vor, Ihre Planung zu verbessern und überlegen Sie sich, wo Ihre Prioritäten liegen und was Sie erreichen und/oder abarbeiten möchten. Suchen Sie sich ein Zeitmanagement-Tool, das Ihnen zusagt.

In dem folgenden Abschnitt erhalten Sie anhand einer der simpelsten und erfolgreichsten Praktiken im Zeitmanagement-Universum ein paar Tipps zur Verbesserung der persönlichen Zeiteinteilung:

Die ALPEN-Methode ist ein altbewährtes Werkzeug im Bereich des klassischen Zeitmanagements und fordert Sie – im einfachsten Sinne –  dazu auf, Ihre Aufgaben täglich aufzuschreiben, zu planen und zu bewerten. Sie ist einfach umsetzbar und bei richtiger Durchführung sehr effektiv. 

Durchführung

A wie Aufgaben aufschreiben

Fertigen Sie eine Liste mit allen bevorstehenden Aufgaben des Tages an und nehmen Sie ggf. die unbearbeiteten Aufgaben des Vortags ebenfalls mit auf. Wichtig dabei ist, sich zu fokussieren. Beispielfragen: Was muss getan werden? Steht ein Meeting an? Müssen für eine Reise Unterlagen versendet/ gedruckt/ mitgenommen werden? Wenn ja, welche? …

L wie Länge einschätzen

Knüpfen Sie sich jeden einzelnen Punkt Ihrer Liste vor und überlegen Sie: Wie lange brauche ich realistisch dafür? Hab ich die Aufgabe vielleicht schon mal abgearbeitet und kann genau sagen, wie viel Zeit ich benötige? Setzen Sie sich unbedingt ein Zeitlimit pro Aufgabe und falls es sich um feste Termine handelt: notieren Sie Uhrzeit und Datum.

Zusatztipp für Schnelle: Kann eine Aufgabe in weniger als zwei Minuten erledigt werden, sollten Sie nicht lang nachdenken und sie direkt bearbeiten und abschließen. Damit verschlanken Sie Ihre Liste und erleben das erste Erfolgserlebnis, das sich auch schnell zu einem  Motivationsschub entpuppen kann.

P wie Pufferzeit einplanen

Da Sie bei manchen Projekten nicht genau wissen können, wie viel Zeit Sie benötigen, sollten Sie immer Pufferzeiten einplanen. Generell sollte man sich an folgende Aufteilung halten: 60 % des Arbeitstages können mit Aufgaben gefüllt sein und die restlichen 40 % sind frei für alle Risiken, die der Tag so mit sich bringt: versagende EDV, zu lange Kaffeepausen oder Konferenzen, …

E wie Entscheidungen treffen

Was ist heute wichtig? Gibt es Deadlines? Setzen Sie Prioritäten! Seien Sie sich der Tatsache bewusst, dass der Tag nicht unendlich viele Stunden hat und fokussieren Sie sich auf maximal drei Aufgaben, die sie unbedingt am Tag schaffen möchten.

N wie Nachkontrollieren

Am Ende des Tages und bevor Sie eine neue Liste anfertigen, sollten Sie immer das Resultat betrachten und gewillt sein, Prozesse zu beschleunigen oder zu verbessern. Habe ich meine drei Hauptarbeiten geschafft? Gab es Probleme? Hat die Pufferzeit gereicht?

… vielleicht hat Ihnen diese Methode schon weitergeholfen, ansonsten können Sie zusätzlich auch noch folgende Tipps befolgen: 

• Handy weg! Mobiltelefone können hilfreich sein, aber lenken besonders in Phasen der Konzentration durch soziale Netzwerke und Nachrichten immens ab. Sollten Sie also eine Aufgabe haben (beispielsweise einen Artikel für einen Newsletter schreiben), die Ruhe und Fokus benötigt, so packen Sie ihr Handy in Ihre Tasche.
  
  Zusatztipp: Sind Sie auf Ihr Handy während der Arbeit immer angewiesen, gibt es spezielle Handyprogramme, bei denen Sie Apps, Internetseiten oder andere Dienste durch eigene Auswahl für einen bestimmten Zeitraum blocken können. (s. App-Tipps)
• Unterteilen Sie große Aufgaben in kleine Abschnitte, damit Sie den Fortschritt schneller erkennen können.
• Legen Sie sich einen kleinen Notizblock auf Ihren Nachttisch. Leider passiert es häufig, dass man vor allem in den ruhigen Abendstunden an Aufgaben denkt, die man am nächsten Tag noch ausführen muss. Damit Sie sich entspannen können, schreiben Sie die Sachen direkt auf. Im Anschluss ist Ihr Kopf frei und einem erholsamen Schlaf steht nichts mehr im Weg.
• Pause machen! Sie fragen sich bestimmt, wie sie durch Pause Ihre Aufgaben anständig erledigen sollen… ganz einfach: ein ausgeruhtes Gehirn ist ein leistungsstarkes Gehirn, also stressen Sie sich nicht und gönnen Sie sich kleine Auszeiten zum Durchatmen. 
  

• Eisenhower-Methode (für Führungskräfte) 
  Ordnet Aufgaben ihrer Dringlich- und Wichtigkeit nach und hilft Ihnen dabei Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren

• Getting-Things-Done (nach David Allen)
  Ebenfalls eine Listen-Methode, aber in diesem Fall mit einem größeren Fokus auf Prioritäten und Ordnung der Aufgaben

• Not-To-Do-Liste
  Seien Sie sich darüber im Klaren, was Sie von Ihrer Arbeit abhält und was unnötig Zeit frisst oder Sie unproduktiv macht. Haben Sie die Übeltäter erst einmal zu Papier gebracht, lassen sie sich ganz einfach vermeiden.

Wenn Sie diese Tipps erfolgreich angewendet und Ihr Arbeitspensum minimiert haben, bleibt auch noch genügend Zeit für die schönen Dinge des Lebens: Kümmern Sie sich um Ihr Wohlbefinden, gehen Sie spazieren, besuchen Sie Ihr Lieblingsrestaurant und genießen Sie das positive Gefühl, das Produktivität vermittelt.

• Wunderlist
  Für alle, die es gerne digital und papierlos haben wollen, ist „Wunderlist“ genau das Richtige. Erstellen Sie Listen zu verschiedenen Kategorien und teilen Sie sie mit Kollegen oder Freunden.

• Freedom
  Diese App hilft Ihnen durch die Blockierung bestimmter Seiten fokussiert zu bleiben und produktiv. Vorsicht: Einmal eingestellt, lassen sich die Programme nicht wieder entblocken, bevor die ausgewählte Zeit abgelaufen ist.

• Forest
  Für alle, die täglich viel Zeit am Handy und bei sozialen Netzwerken verschwenden. In dieser App pflanzen Sie mit vergangener Zeit kleine Bäumchen und erhalten so Überblick, wie lange Sie ohne das worldwideweb ausgehalten haben. Ideal für Naturliebhaber und Menschen, die gerne weniger Zeit am Handy verbringen möchten.