Fehlzeiten reduzieren: Ursachen verstehen und Gesundheit am Arbeitsplatz fördern
Ein hoher Krankenstand belastet nicht nur die Produktivität, sondern ist oft ein Symptom für tiefere strukturelle oder kulturelle Herausforderungen im Unternehmen. Wer Fehlzeiten nachhaltig reduzieren möchte, muss über die reine Statistik hinausblicken und Ursachen ganzheitlich angehen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie modernes Fehlzeitenmanagement funktioniert und wie Sie eine gesunde Unternehmenskultur etablieren.
Warum Fehlzeiten mehr als nur ein Kostenfaktor sind
Fehlzeiten verursachen in Deutschland jährlich Kosten in Milliardenhöhe durch Lohnfortzahlungen und Produktionsausfälle. Doch die indirekten Folgen wiegen oft schwerer:
Überlastung des Teams: Kollegen müssen die Arbeit mit auffangen, was den Stresspegel erhöht.
Sinkende Motivation: Ein dauerhaft hoher Krankenstand drückt die Stimmung.
Qualitätsverlust: Termine können nicht gehalten werden, die Fehlerquote steigt.
Frühindikatoren erkennen mit systematischem Fehlzeitenmanagement
Fehlzeiten sind nur der sichtbare Teil des Eisbergs, denn abwesende Mitarbeitende fallen durch entfallende Arbeitsleistung auf. Aber was ist mit den Mitarbeitenden, die aufgrund gesundheitlicher Beeinträchtigung (emotional, kognitiv, physisch) oder auch aufgrund mangelnder Motivation eine reduzierte Leistung erbringen? Die Personen sind anwesend, fallen also aus der Fehlzeitenstatistik, sind jedoch deutlich weniger produktiv. Mit einem gesunden Fehlzeitenmanagement wird ein systematischer und nachhaltiger Umgang mit erkrankten und gesundheitsauffälligen Mitarbeitenden im Unternehmen geschaffen. Damit können Frühindikatoren zum Gesundheitszustand der Mitarbeitenden beispielweise das Wohlbefinden, die körperliche Gesundheit oder Ängste, Konzentrations- oder Schlafstörungen rechtzeitig wahrgenommen und thematisiert werden.
Die Ursachen analysieren: Warum fehlen Mitarbeitende?
1. Betriebsbedingte Ursachen
Hierzu zählen physische Belastungen (Ergonomie), aber auch psychische Faktoren wie mangelnde Führungskompetenz, schlechtes Betriebsklima oder Überforderung durch unklare Prozesse.
2. Personenspezifische Ursachen
Die individuelle Resilienz, der Lebensstil oder chronische Erkrankungen spielen hier eine Rolle. Auch die familiäre Situation (Pflege von Angehörigen, Kinderbetreuung) beeinflusst die Anwesenheit. Deswegen sind unsere Produkte systemisch, das bedeutet auch Angehörige dürfen unsere Beratungsangebot nutzen.
3. Motivationsbedingte Ursachen
Häufige Kurzfehltage können ein Indikator für eine geringe Bindung zum Unternehmen sein. Hier spricht man oft von "innerer Kündigung" oder auch "Quiet Quitting".
Präsentismus ist nicht zu unterschätzen. Präsentismus bedeutet, dass Mitarbeitende sich krank zur Arbeit schleppen. DIe Folge: Sie verursachen langfristig oft höhere Kosten durch Fehler, verschleppte Krankheiten oder indem sie Kolleg*innen ansecken.
Strategien, um Fehlzeiten nachhaltig zu reduzieren
Ein effektives Fehlzeitenmanagement setzt an verschiedenen Hebeln an. Es geht nicht um Kontrolle, sondern um Prävention und Unterstützung.
Frühwarnsysteme und Kennzahlen
Nutzen Sie Kennzahlen wie den Bradford-Faktor oder die Krankheitsquote, um Muster zu erkennen. Häufen sich Fehlzeiten in bestimmten Abteilungen oder an bestimmten Wochentagen? Diese Daten dienen als Grundlage für sachliche Gespräche.
Gesundes Fehlzeitenmanagement – Fehlzeiten nachhaltig reduzieren
Mit der Einflussnahme auf die Kultur, Führung, Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben oder das Arbeitsklima können Fehlzeiten und weitere Folgen wie Frühberentung, Arbeitsunfälle oder freiwillige Fluktuation reduziert und damit hohe wirtschaftliche Kosten eingespart werden. Zum Fehlzeitenmanagement gehören verschiedene Bausteine:
Um Fehlzeiten transparent und nachvollziehbar zu erfassen, braucht es einen einheitlichen Krankmeldeprozess.
In einer genauen Fehlzeitenanalyse können Schwerpunkte identifiziert und Maßnahmen abgeleitet werden. Es gilt, herauszufinden, woraus sich eigentlich die Fehlzeiten im Unternehmen zusammensetzen.
Es sollten standardisierte und transparente Prozesse für alle Beteiligten geschaffen werden. Es braucht beispielsweise Prozesse zum Umgang mit erkrankten Mitarbeitenden nach Abwesenheit und mit gesundheitsauffälligen Personen.
In Unternehmen selbst sollte kontinuierlich eine Verbindung mit Mitarbeitenden und Führungskräften zu den Themen Gesundheit und Krankheit bestehen. Dies kann z.B. mit Gesundheitsgesprächen zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden umgesetzt werden.
Für eine langfristig erfolgreiche Fehlzeitenreduktion sollte immer wieder rückblickend auf die Umsetzung geschaut werden, um gegebenenfalls nachzujustieren oder weitere Maßnahmenangebote zu schaffen.
Fehlzeiten senken – so gehts
Die Möglichkeiten, um Fehlzeiten zu senken, sind vielzählig und die Wirksamkeit von Fall zu Fall unterschiedlich. Umso wichtiger ist es demnach, den Prozess strukturiert zu gestalten. Ein guter Startpunkt ist unserer Erfahrung nach die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung Psychischer Belastung (GBU Psyche). Für viele Unternehmen ist die GBU Psyche eine rechtliche Pflicht-Aufgabe, dabei bietet sie einmalige Chancne. Zum einen macht eine regelmäßig durchgeführte GBU Psyche den Erfolg von Maßnamen messbar, zum anderen wird durch die quantitativen und qualitativen Methoden welche Maßnahmen wirklich sinnvoll und effektiv sind.
Mit diesen Maßnahmen Fehlzeiten reduzieren
Die Einführung eines BGMs, also Betrieblichen Gesundheitsmanagement ist eine beliebte Maßnahme. Doch BGM ist nicht gleich BGM und die Erfahrungen, die wir in den letzten 35 Jahren gesammelt haben, zeigt, dass nur ein ganzheitlicher Blick in Kombination mit gezielten Maßnahmen messbare Veränderungen bringt – und so auch nur so langfristig Fehlzeiten reduziert werden können. Daher greifen unsere Produkte auf allen Ebenen.
GBU Psyche abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse
Wir machen nicht einfach eine standartisierte GBU Psyche, sondern entwerfen die Erhebung anhand Ihres Unternehmensprofils und Ihrer Bedürfnisse. Durch die Mischung aus quantitativen und qualitativen Maßnahmen stellen wir den Ist-Zustand Ihres Unternehmens fest und können daraus zielgerichtete Handlungsempfehlungen ableiten. Sei es ein Workshop für Führungskräfte oder zum Thema Konfliktmanagement oder die Einführung eines EAPs bzw. Mental Health Coachings.
Unser individuelles 1:1 Coaching für Mitarbeitende, Führungskräfte und Angehörige
Manche nennen es EAP, andere nennen es Mitarbeitendenberatung oder Mental Health Coaching. So oder so: Unser Mental Health Coaching ist ein effektiver Weg, um systemisch potenzielle Gründe für Fehlzeiten präventiv oder auch akut anzugehen. Dabei beraten unsere hoch qualifizierten Beratenden in 60-minütigen Session Ihre Mitarbeitenden zu allen privaten wie beruflichen Themen. Doch da hört unsere Leistung nicht auf: Wir gehen sogar noch einen Schritt weiter und bieten in Fällen von Depressionen oder anderen schwerwiegenderen psychischen Erkrankungen eine Therapieplatzvermittlung an.
Externes Betriebliches Eingliederungsmanagement für Langzeiterkrankungen
Egal wie gut das Beratungsangebot, Ihr Arbeitsschutz und ihre anderen Maßnahmen sind, Langzeiterkrankungen können nie ganz ausgeschlossen werden. Von Langzeiterkrankungen spricht man ab einer Krankheitsdauer von sechs Wochen innerhalb von zwölf Monaten. Wenn dieser Fall eintrifft, sind Arbeitgebende dazu verpflichtet, ein BEM anzubieten. Dabei wird das BEM oft als bürokratische Hürde gesehen, dabei ist es viel mehr: Es ist das zentrale Tool, um langzeiterkrankte Mitarbeitende erfolgreich und dauerhaft wieder in den Arbeitsprozess zu integrieren. Unsere BEM-Expert*innen bieten:
- Implementierung eines BEM-Prozesses
- Optimierung Ihres BEM-Prozesses
- Externes Fallmanagement
- Workshops zur Weiterbildung
Das Fazit: Gesundheit gezielt fördern
Fehlzeiten zu reduzieren gelingt nur, wenn Gesundheit als strategischer Wert in der Unternehmenskultur verankert ist. Unternehmen, die in die mentale und physische Gesundheit ihrer Belegschaft investieren, profitieren von höherer Loyalität, gesteigerter Attraktivität als Arbeitgebende*r und einer stabilen Produktivität. Dabei ist das Thema oft sehr komplex und kann intern viele Ressourcen binden, wodurch es oft ratsam ist einen zuverlässigen Partner an der Seite zu haben.
