Zeitmanagement

Mithilfe von Zeitmanagement-Techniken kann der Arbeitstag effizient strukturiert, Zeitdiebe beseitigt und eigene Arbeitsabläufe optimiert werden. Damit findet man zu mehr Zeitkompetenz und die eigenverantwortliche Gestaltung der eigenen, wertvollen Zeit wird gestärkt.

Was versteht man unter Zeitmanagement?

Frau sitzt am Tisch und schreibt in Notizbuch.

Viele Menschen haben das Gefühl, keine Zeit zu haben oder dass die Zeit zu schnell vergeht. Fast jeder kennt das Gefühl, unter Zeitdruck zu geraten oder zu viele Aufgaben für die verfügbare Zeit zu haben. Oft ist es jedoch eine bewusste oder auch unbewusste Entscheidung, wofür wir unsere Zeit einsetzen, wie wir die Dinge, mit denen wir Zeit verbringen, priorisieren und ob wir wirklich „keine Zeit haben”. Deswegen kann es hilfreich sein, den Fokus darauf zu legen, wofür wir unsere verfügbare Zeit nutzen und unsere Zeitdiebe zu identifizieren. Dadurch wird es möglich, in die Eigenverantwortung zurückzufinden und die eigene Kompetenz bezüglich der zeitlichen Organisation zu optimieren. Techniken und Methoden des Zeitmanagements helfen dabei, den Arbeitstag effizient zu strukturieren, Zeitdiebe zu beseitigen und die eigenen Arbeitsabläufe zu optimieren. So werden der wahrgenommene Zeitdruck und das Stresserleben verringert und es wird mehr Zeitkompetenz, also die selbstbestimmte Verwendung der Zeit, erlangt.

Zeit lässt sich nicht managen, sie lässt sich nur bewusst gestalten.
Lothar Seiwert

Welche Zeitdiebe „stehlen“ uns die Zeit?

Zeitdiebe oder auch Zeitfresser sind Dinge, die im Arbeitsalltag meist unvorhersehbar dazwischenkommen. Sie sind meistens nicht besonders wichtig, lenken uns aber für eine kürzere oder auch längere Zeit ab. Sie stören die Konzentration und erschweren die effiziente Nutzung unserer Arbeitszeit. Deshalb ist es wichtig, die eigenen Zeitdiebe zu erkennen und sie so weit wie möglich zu reduzieren. Dafür ist es hilfreich, eine Woche lang aufzuschreiben, was man gemacht hat, wie viel Zeit man dafür aufgewendet hat und wie wichtig die einzelnen Tätigkeiten tatsächlich waren.

1. Eigener Arbeitsstil
Die eigenen Arbeitsabläufe und der Arbeitsstil können möglicherweise ineffizient sein. Zum Beispiel wenn man versucht, viele Aufgaben parallel zu erledigen oder wenn man planlos an die Arbeit herangeht. Auch Unordnung oder die schlechte Organisation der eigenen Dokumente können die Produktivität senken und zu mehr Stresserleben führen. Neurowissenschaftliche Forschung zeigt, dass Multitasking zu viel Energie beansprucht und die Konzentrationsfähigkeit langfristig sinkt. Das Gehirn benötigt insgesamt mehr Zeit, wenn es zwischen mehreren Aufgaben hin und her wechselt. Eine vermeintliche Zeitersparnis bleibt somit aus.
2. Zusammenarbeit und Kommunikation
Wenn Termine werden nicht eingehalten werden, die Informationen unklar oder unzureichend sind oder Meetings nicht zielführend oder effizient sind, kann es sein, dass ein Gefühl der Zeitverschwendung entsteht. Auch fehlende Informationen oder unklare Kommunikation kann dazu führen, dass unnötig Zeit und Mühe dafür aufgewendet wird, Rückfragen zu stellen, Informationen zu beschaffen oder Missverständnisse aufzuklären.
3. Perfektionismus
Wer sehr hohe Ansprüche an sich selbst hat, verfällt schnell dem eigenen Perfektionismus. Dieser führt dazu, dass wertvolle Zeit verloren geht, da sich zu lange an Details aufgehalten wird. Manches darf und muss perfekt sein, jedoch reichen in den meisten Fällen 80% aus, um ein wirklich gutes Ergebnis abzuliefern.
4. Ablenkungen und Unterbrechungen
Zwischen den Meetings klingelt das Telefon, im Minutentakt kommt eine Push-Benachrichtigung eingehender Emails und dann klopft es spontan an der Bürotür. Der Arbeitsalltag hält viele Ablenkungen und Unterbrechungen bereit. Wenn die Konzentration unterbrochen wird, braucht das Gehirn einige Zeit, um sich wieder mit voller Aufmerksamkeit dem Thema zu widmen. Es ist deswegen ratsam, sich störungsfreie Zeitfenster einzurichten.
5. Hilfsbereitschaft und mangelnde Abgrenzung
Große Hilfsbereitschaft führt manchmal dazu, dass man die Unterstützung der anderen über die Erledigung der eigenen Aufgaben stellt. Wer sich nicht ausreichend abgrenzen kann, hat dadurch oft weniger Zeit für die wirklich wichtigen, eigenen Aufgaben zur Verfügung. Deswegen ist eine gute Priorisierung zugunsten des eigenen Aufgabenbereichs trotz aller Hilfsbereitschaft wichtig, um übermäßigem Stress vorzubeugen.

Zeitmanagement-Techniken zum Ausprobieren

Stoppuhr
Pomodoro-Technik
Mit dieser Technik arbeiten Sie 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe und legen danach eine produktive Pause von 5 Minuten ein. Nach viermaliger Wiederholung folgt eine halbstündige Pause. Diese Arbeitsweise steigert die Produktivität und hilft dabei, fokussiert zu arbeiten.
Wecker
Stille Stunde
Planen Sie störungsfreie Arbeitsphasen und tragen Sie diese Zeitblöcke in Ihren Kalender ein. Solch einem produktiven Rückzug wird meist mit Verständnis begegnet und schafft Transparenz in Ihrem Team. Schalten Sie Benachrichtigungen für diesen Zeitraum am besten aus.
Checkliste
Getting Things Done
Die Getting Things Done-Methode von David Allen sieht vor, dass wichtige Aufgaben, die in kurzer Zeit erledigt werden können, als erstes abgearbeitet werden sollten. Auch unliebsame oder unangenehme Aufgaben sollte man als erstes erledigen, um den Kopf wieder frei zu haben.
24 Stunden erreichbar
Die 72-Stunden-Regel
Gehen Sie Ihre Pläne und Vorhaben innerhalb von 72 Stunden an. Nach 72 Stunden sinkt die Wahrscheinlichkeit für die Umsetzung und die Motivation, an die Aufgaben heranzugehen unter einem Prozent.

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